A gestão de compras é uma parte essencial da administração empresarial, e o LEXOS ERP oferece uma solução completa para simplificar o processo de pedido de compra e requisição. Neste guia, apresentaremos um passo a passo detalhado sobre como realizar pedidos de compra e requisições no LEXOS ERP, permitindo que você gerencie eficientemente suas necessidades de aquisição de produtos e serviços.

ÍNDICE

• Acessando a tela de Pedidos de Compra
• Como criar uma nova requisição de compra
  • Utilizando a busca padrão
  • Utilizando a Busca Inteligente
• Criando a requisição de compra
• Vídeo Tutorial do Canal no Youtube da Lexos

Acessando a tela de Pedidos de Compra

No Lexos ERP, é possível criar pedidos de compra e requisições de maneira simples e rápida para facilitar o processo de compras da sua empresa

1. Acesse o Lexos ERP, utilizando seu Login e Senha.

1.1 Para realizar um pedido de compra no Lexos ERP, é necessário acessar o módulo específico para essa finalidade. No menu principal do sistema, clique na opção 'Compras', em seguida clique no menu 'Pedido de Compras'.

1.2 Após selecionar a opção 'Pedido de Compra', será aberto o gerenciador de pedidos.

Como criar uma nova requisição de compra

Pelo Lexos ERP é possível buscar seus produtos através da busca padrão, utilizando a 'Lupa', ou através da 'Busca Inteligente', iremos demonstrar como utilizar cada uma delas.

Utilizando a busca padrão

2. Na tela de 'Pedido de Compra', clique no botão 'Nova Requisição'.

2.1 Na 'Requisição de Compra', utilize o botão de lupa para pesquisar os produtos que deseja adicionar na sua requisição.

2.2 Na tela de 'Pesquisar Produtos', é possível pesquisar o produto por:

• Descrição do Produto: utilize o nome ou parte do nome cadastrado para pesquisar o produto desejado;
• Setor: selecione no menu qual setor deseja buscar os produtos;
• Classificação: selecione a classificação de acordo com o setor selecionado anteriormente;
• Marca: selecione a classificação de acordo com o setor selecionado anteriormente; 
• Fornecedor: selecione o fornecedor no qual deseja buscar os produtos;
• Observação: busque seu produto pela observação adicionada em seu cadastro;
• Referência: busque seu produto pela referência adicionada em seu cadastro; 
• Código: busque o produto pelo seu código, criado no momento que ele foi criado;

2.3 Após encontrar e selecionar o produto desejado, clique sobre o produto e, por fim, clique em 'Selecionar'.

Utilizando a Busca Inteligente

3. Na tela de 'Requisição de Compra', clique no botão 'Utilizar Busca Inteligente'.

3.1 Pela 'Busca Inteligente', é possível buscar o produto pelos seguintes campos:

• Fornecedor: selecione o forncedor dos produtos que deseja adicionar a sua requisição;
• Setor: selecione  o setor dos produtos que deseja adicionar a sua requisição;
• Cálculo média de Venda: selecione o período no qual deseja verificar a média de vendas do produto;
• Somente Itens Abaixo do Mínimo: será mostrado todos os produtos que estão com o saldo abaixo do mínimo, conforme informado no produto no momento do cadastro do mesmo;

3.2 No exemplo a seguir, configuramos o filtro para o "Setor Academia" e selecionamos a opção 'Somente Itens Abaixo do Mínimo'. Isso resultou na inclusão do produto "Barra de Musculação" na pesquisa. Este produto tem um estoque mínimo definido de 2 unidades, mas, atualmente, apenas 1 unidade está disponível em estoque. Portanto, ele é exibido na pesquisa devido ao seu estoque atual estar abaixo do mínimo estabelecido.

3.3 Após localizar o produto desejado, utilize o botão 'Inserir Produtos'.

Criando a requisição de compra

Agora que já aprendemos como buscar e adicionar os produtos na requisição de compra, vamos aprender como criar a requisição de compra e informar a quantidade desejada na compra.

4. Com os produtos selecionados, informe qual a quantidade deseja comprar, informando no campo 'Qtde' e para adicionar pressione 'Enter' em seu teclado.

4.1 Informe o motivo da compra e clique em salvar.

4.2 Após salvar a requisição será liberado 3 opções:

• Encaminhar: caso precise encaminhar para validação ou aprovação de outro setor da empresa;
• Recusar: caso seja recusado o pedido de compra, utilize a opção 'Recusar';
• Aprovar: se o seu usuário possuir a permissão para aprovar a requisição, utilize a opção 'Aprovar'.

4.3 Realizando a aprovação, o sistema irá mostrar o mapa de cotação. Onde você pode adicionar os fornecedores que deseja realizar esta cotação.

4.3 Selecione o fornecedor desejado no menu 'Fornecedor', é possível adicionar até 4 fornecedores. Adicione os respectivos contatos e números de telefones de cada fornecedor.

4.4 Na coluna 'Preço', informe o preço de cada fornecedor respectivamente. 

4.5 Na ultima coluna 'Razão', informe qual atributo deseja que o sistema compare entre os fornecedores.

4.6 No exemplo a seguir, selecionamos a opção 'Melhor Preço'. Ela faz com que o sistema mostre o preço mais baixo entre os valores informados na coluna 'Valor' e destaque o fornecedor escolhido como o melhor na coluna 'Escolha'. Dessa forma, o sistema orienta a escolher o Fornecedor 1 (Forn 1).

4.7 Ao final, clique em 'Salvar'.

4.8 Após salvar, o sistema irá mostrar as opções de 'Editar', 'Aprovar', 'Recusar', 'Encaminhar' ou 'Versão para Impressão' do mapa de cotação.

4.9 Clicando em 'Aprovar', o sistema irá perguntar se deseja enviar um e-mail para o usuário solicitante. Neste nosso caso, iremos selecionar 'Não'.

4.10 Será aberta uma nova janela, pedindo que informe o fornecedor escolhido. Selecione o fornecedor e clique em 'Ok'.

4.11 O sistema irá perguntar se deseja confirmar a criação do pedido. Clique em 'Sim'.

4.12 Salvando o pedido, o sistema irá exibir o pedido salvo com o fornecedor escolhido. Se desejar, ainda é possível exportar esse pedido, clicando em 'Exportar'.

4.13 A partir da tela do pedido de compra, é possível 'Encaminhar', 'Cancelar', cadastrar um 'Contas a Pagar' e, caso já tenha recebido esse pedido e já possua a Nota Fiscal deste, pode ser dada a entrada na nota, clicando em 'Registrar Entrada de NF'.

Vídeo Tutorial do Canal no Youtube da Lexos

5. Caso seja de sua preferência, temos também um vídeo tutorial direto do nosso canal no Youtube.